(Dernière mise à jour : décembre 2024)
La plateforme MediKaLLink est éditée par la société Miketz SAS (MediKaLLink).
Elle est accessible en ligne via le site internet https://medikallink.fr ou via l’application mobile MediKaLLink.
La plateforme MediKaLLink est une plateforme de mise en relation entre médecins et patients, vous permettant :
En tant que médecin et suivant les habilitations d’accès, à votre secrétariat médical :
En tant que patient :
Lorsque vous utilisez la Plateforme MediKaLLink, que ce soit en qualité de médecin ou de patient, vous êtes donc amenés à communiquer des données personnelles vous concernant.
A ce titre, MediKaLLink s’engage à respecter la réglementation française et européenne sur la protection des données personnelles, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la Loi n°78-17 Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (« LIL »).
Les données communiquées pouvant être des données personnelles soumises au secret médical, MediKaLLink met en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité adaptées à ces traitements de données conformément aux règles encadrant le secret médical, au RGPD et à la LIL.
La présente charte de confidentialité vous présente la manière dont vos données sont traitées par MediKaLLink.
Pour toute question relative aux traitements de vos données personnelles, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse admin@hypokrate.com
1. Présentation générale des traitements de données effectués par MediKaLLink
2. Description des traitements réalisés par MediKaLLink en qualité de responsable de traitement
3. Descriptions des traitements en sous-traitance
4. Partage de données patient entre médecins
5. Cookies
6. Données de mineurs
7. Destinataires de vos données
8. Transferts de vos données en dehors de l’Union européenne
9. Mesures de confidentialité et de sécurité de vos données
10. Informations sur vos droits et comment les exercer
11. Mise à jour de la charte de confidentialité
MediKaLLink traite vos données personnelles dans le cadre de la fourniture des services de la Plateforme MediKaLLink à votre demande (création de comptes, utilisation de la messagerie sécurisée, téléchargement de document dans le dossier médical, prise de rendez-vous) ou de façon automatique pour le bon fonctionnement et la sécurité de la plateforme (journalisation, authentification).
Certaines données doivent obligatoirement être traitées pour vous permettre de bénéficier des services de la Plateforme MediKaLLink. D’autres sont facultatives ou dépendent des fonctionnalités que vous activez. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles à renseigner est signalé lors de la collecte de vos données. Si vous refusez de fournir les données obligatoires, MediKaLLink ne sera pas en mesure de vous fournir les services demandés (tels que la création de votre compte ou encore le traitement de votre demande de prise de rendez-vous).
MediKaLLink est responsable de traitement pour tous les traitements de données personnelles relatifs à la souscription, à la gestion et au fonctionnement des services.
MediKaLLink agit en qualité de sous-traitant dans le cadre de la fourniture des fonctionnalités de gestion de cabinet médical à destination des médecins.
De manière générale, MediKaLLink agit en qualité de sous-traitant pour l’hébergement des données et la mise à disposition d’une messagerie sécurisée.
MediKaLLink agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements relatifs au fonctionnement de la plateforme et à la souscription et l’accès aux différents services MediKaLLink.
| Finalités | Gérer les demandes de contact |
|---|---|
| Personnes concernées | Personnes ayant formulé une demande de contact |
| Données traitées | Nom, prénoms Si professionnels : fonction / employeur / structure Contenu de la demande |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Consentement |
| Destinataires | Service commercial Service marketing |
| Durée de conservation | 3 ans après dernier contact |
| Archivage intermédiaire | N/A |
| Finalités | Facturer l’abonnement à la plateforme |
|---|---|
| Données traitées | Titulaire et coordonnées du compte Type d’abonnement souscrit |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Service commercial |
| Durée de conservation | 10 ans (durée de conservation des documents comptables) |
| Archivage intermédiaire | N/A |
| Finalités | Permettre à un patient de créer un compte |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms Adresse postale Numéro de téléphone fixe et mobile, n° d’urgence (facultatif) Pays/Nationalité (facultatif) Métier (facultatif) NIR NIP (facultatif) Régime général (facultatif) Date de création du compte ; |
| Données sensibles | Oui : NIR et données de santé |
| Base légale | Contrat (validation des CGU pour l’ouverture d’un compte) |
| Destinataires | Support |
| Durée de conservation | Jusqu’à résiliation du compte par le patient ou par son représentant légal. Ou, en cas d’inactivité du compte, 3 ans après la dernière consultation. |
| Archivage intermédiaire | 5 ans à compter de la fermeture du compte |
| Finalités | Permettre à un médecin de créer un compte |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms Titre Spécialité médicale N° FINESS (facultatif) N° RPPS (obligatoire) Numéro de téléphone |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Support |
| Durée de conservation | Durée du contrat |
| Archivage intermédiaire | 5 ans à compter de la fermeture du compte ou selon les durées de prescriptions légales |
| Finalités | Gérer et traiter les demandes de suppression de compte utilisateurs |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms, civilité Modalités de contact (téléphone, email, etc.) Identifiant du compte Historique des demandes Base légale de la collecte / modalités d'obtention du consentement le cas échéant Motif de la demande de clôture du compte |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Support |
| Durée de conservation | Durée nécessaire au traitement de la demande |
| Archivage intermédiaire | N / A |
| Finalités | Gérer et traiter les demandes d’exercice des droits prévus par le RGPD |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms, civilité Modalités de contact (téléphone, email, etc.) Nature des données concernées par la demande Historique des demandes Base légale de la collecte / modalités d'obtention du consentement le cas échéant |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Obligations légales et réglementaires |
| Destinataires | Support |
| Durée de conservation | Durée nécessaire au traitement de la demande |
| Archivage intermédiaire | Durée de prescription légale et règlementaire |
| Finalités | Assurer le support technique de la plateforme |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms, email/ numéro de téléphone Nature des difficultés rencontrées problèmes ou difficultés rencontrées contenu des échanges avec le support |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Support |
| Durée de conservation | Durée nécessaire au traitement de la demande |
| Archivage intermédiaire | N / A |
| Finalités | Garantir la sécurité informatique de la plateforme |
|---|---|
| Données traitées | Journalisation des logs de connexion à un compte et actions réalisées depuis le compte |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Intérêt légitime |
| Destinataires | Service informatique/ Support |
| Durée de conservation | 1 an (à préciser) |
| Archivage intermédiaire | N / A |
MediKaLLink agit en qualité de sous-traitant des médecins pour les traitements relatifs à la gestion de leur activité médicale (prise de rendez-vous, gestion des dossiers patient et du partage d’informations pour la prise en charge par un patient par une équipe de soins et anticipation des retards patient).
| Finalités | Assurer la prise de rendez-vous |
|---|---|
| Données traitées | Identité du patient titulaire du compte qui demande la prise de rendez-vous |
| Données sensibles | N / A |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Médecin |
| Durée de conservation | 5 ans glissants |
| Archivage intermédiaire | 20 ans |
| Finalités | Gérer le dossier patient sur la plateforme |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms, civilité, date de naissance INS (matricule INS (NIR ou NIA) sexe, code lieu de naissance) Coordonnées (téléphone, email, postale) Historique des consultations (date et heure) Copie des documents émis à l'issue de la consultation (ordonnance, arrêt de travail, déclaration d'affectation de longue durée, cerfa accident du travail / maladie professionnelle, cerfa prescription médicale de transport, etc.) Identité des professionnels de santé consultés Nature des affectations Facteurs de risque Antécédents familiaux Antécédents chirurgicaux Antécédents médicaux Mesure (poids taille, IMC, groupe sanguin) Déclaration de traitements médicamenteux Déclaration de grossesse Le cas échéant : correspondances entre professionnels de santé visant ce patient, etc. |
| Données sensibles | Oui : NIR et données de santé |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Professionnels de santé (pour le dossier rempli par eux) Professionnels de santé autorisés par le patient |
| Durée de conservation | Durée de la consultation |
| Archivage intermédiaire | 20 ans à compter de la dernière consultation. Sauf cas spécifiques : 1) jusqu'au 28ème anniversaire de la personne concernée lorsque le délai précédent expire avant, 2) 10 ans à compter du décès lorsque la personne concernée décède moins de 10 ans après la dernière consultation. Par ailleurs, ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement. |
| Finalités | Permettre la communication du dossier médical entre médecins d’une même équipe de soins |
|---|---|
| Données traitées | Nom, prénoms, date de naissance INS (matricule INS (NIR ou NIA) sexe, code lieu de naissance) Date et heure de la consultation Professionnels de l’équipe de soin consultés Contenu des documents émis (ordonnance/ arrêt de travail/ lettre d’adressage à un autre médecin, résultats d’analyse, note interne, etc.) Contenu des échanges entre les médecins en lien avec la prise en charge et le suivi du patient |
| Données sensibles | Oui : NIR et données de santé |
| Base légale | Consentement |
| Destinataires | Médecins appartenant à une même équipe de soin |
| Durée de conservation | Durée de la consultation |
| Archivage intermédiaire | 20 ans à compter de la dernière consultation. Sauf cas spécifiques : 1) jusqu'au 28ème anniversaire de la personne concernée lorsque le délai précédent expire avant, 2) 10 ans à compter du décès lorsque la personne concernée décède moins de 10 ans après la dernière consultation. Par ailleurs, ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement. |
| Finalités | Permettre au médecin d’anticiper les retards de patients pour réorganiser son agenda |
|---|---|
| Données traitées | Localisation du patient |
| Données sensibles | Non |
| Base légale | Consentement |
| Destinataires | Support (uniquement en cas de dysfonctionnement) |
| Durée de conservation | Une demande d’activation est envoyée au patient 30 minutes avant l’heure de son rendez-vous et, si elle est activée, se désactive automatiquement à l’heure et minute du rendez-vous prévu |
| Archivage intermédiaire | N / A |
| Finalités | Héberger l’ensemble des données de la plateforme |
|---|---|
| Données traitées | Ensemble des données hébergées |
| Données sensibles | Oui : NIR et données de santé |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Support (données non médicales) Professionnels de santé Patients |
| Durée de conservation | Tant que le compte patient ou médecin existe |
| Archivage intermédiaire | Durée de prescription légale |
| Finalités | Mise à disposition une messagerie interne entre utilisateurs |
|---|---|
| Données traitées | Etat civil (nom, prénoms, civilité) Qualité : patient, médecins, secrétariat médical Contenu des messages échangés (et toutes pièces jointes) |
| Données sensibles | Oui : NIR et données de santé |
| Base légale | Contrat |
| Destinataires | Destinataires des échanges |
| Durée de conservation | Passage dans le traitement "gestion du dossier patient". Application des mêmes durées de conservation. |
| Archivage intermédiaire |
La Plateforme MediKaLLink offre une fonctionnalité vous permettant, en tant que patient, de partager votre dossier médical ou seulement certaines informations de votre dossier avec un ou plusieurs médecin(s) désigné(s).
Ce partage d’informations est soumis à votre consentement. Vous pouvez révoquer ces accès à tout moment.
Dans le cadre de votre prise en charge, le médecin a la possibilité de partager vos données avec d’autres professionnels de santé utilisant la plateforme MediKaLLink. Ce partage de données permet au médecin d’assurer un meilleur suivi médical et de vous offrir une meilleure prise en charge.
Ce partage des données de santé dans le cadre de votre prise en charge et de votre suivi par une équipe de soins s’effectue conformément aux articles R.1110-40 et suivants du code de la santé publique.
Le partage de données est limité aux informations strictement nécessaires à la prise en charge et au suivi médical et ne peut être effectué qu’avec les médecins que vous êtes amenés à consulter.
Lorsque vous utilisez les services de la plateforme MediKaLLink, MediKaLLink dépose des cookies sur vos appareils (ordinateurs, smartphone, tablette, etc…) avec ou sans votre consentement selon la finalité des cookies. Les informations relatives aux cookies et aux modalités de refus des cookies sont précisées sur le bandeau Cookies accessible en bas de page.
L’utilisation de la plateforme MediKaLLink est réservée aux utilisateurs de plus de quinze (15) ans capables juridiquement. Il est toutefois précisé qu’un utilisateur mineur ne peut accéder aux services de la plateforme MediKaLLink que s’il y est autorisé par la loi applicable, ou s’il y est autorisé par ses représentants légaux.
Lorsque l'utilisateur mineur a moins de quinze (15) ans, seul un titulaire de l'autorité parentale peut prendre rendez-vous en ligne pour lui.
MediKaLLink a recours à des outils édités par des tiers afin de fournir les services accessibles depuis la plateforme MediKaLLink.
Elle s’engage également à ne travailler qu’avec des sous-traitants qui respectent strictement la réglementation applicable et présentent un niveau de sécurité conforme aux standards applicables.
Dans tous les cas, MediKaLLink, en sa qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant de premier rang, reste responsable de la conformité aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles.
La liste des sous-traitants auxquels MediKaLLink fait appel est accessible ci-dessous OU depuis la page sous-traitants.
Vos données personnelles, notamment vos données de santé sont hébergées en France et ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne.
Pour la fourniture de services de support et de maintenance, MediKaLLink peut faire appel à des sous-traitants situés en dehors de l’Union européenne. MediKaLLink s’engage à mettre en œuvre des garanties appropriées afin de permettre ces transferts en signant des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou en sélectionnant des prestataires situés dans des pays bénéficiant d’une décision d’adéquation.
MediKaLLink s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.
MediKaLLink a notamment mis en place les mesures de sécurité techniques suivantes :
Ces mesures tiennent compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre par rapport aux risques et de la nature des données à protéger.
Conformément au RGPD et à la LIL, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Compte-tenu de la nature des données traitées, MediKaLLink se réserve le droit de solliciter une copie d’un document d’identité pour accéder à votre demande. Le cas échéant, la copie reçue est détruite dans les deux jours suivant le traitement de votre demande.
MediKaLLink a procédé à la désignation d’un délégué à la protection des données auprès de la CNIL.
Pour toute question et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter directement le DPO de MediKaLLink en envoyant un email à admin@hypokrate.com
Par ailleurs, pour toute question relative à votre dossier patient et pour exercer votre droit d’accès à votre dossier patient, au sens de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique, vous êtes invité à contacter le médecin que vous avez consulté.
Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez vous adresser à la CNIL via son site internet ou par courrier : 3, place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas d’évolution des services proposés par MediKaLLink.
En cas d’évolution, un courriel d’information vous sera adressé.
Les modifications seront également publiées sur cette page. Nous vous encourageons à consulter la présente charte à chaque nouvel accès à la plateforme MediKaLLink.
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